Ob Sie Ihre Tätigkeit remote fortführen können, sollten Sie direkt mit Ihrem fachlichen Ansprechpartner besprechen. Dieser gestaltet gemeinsam mit Ihnen die remote Tätigkeit und formuliert die Aufgaben, die remote bearbeitet werden sollen.

Remote Tätigkeiten, die keinen technischen Zugang auf W&W-Systeme und keinen Zugriff auf W&W-Daten erfordern, können mit der Fachabteilung vereinbart werden. Ein Beispiel dafür ist die Erstellung von Unterlagen und Konzepten.

Soweit Zugänge und IT-Ausstattung bereits vorhanden oder Daten zur Verarbeitung übergeben sind und dies vertraglich bereits vereinbart wurde (DSGVO28 und/oder DSGVO32), kann die remote Tätigkeit fortgeführt werden. Bitte überprüfen Sie, ob eine Vereinbarung zum Informationsschutz vorliegt.

Sofern Sie für neu vereinbarte remote Tätigkeiten erstmals Daten der W&W-Gruppe bearbeiten, sind die dafür erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen zu treffen.

Grundsätzlich gilt, dass in der jetzigen Situation weder W&W-Laptops ausgegeben noch neue Systemzugänge eingerichtet werden können.

Grundsätzlich sind Tätigkeiten an unterschiedlichen Orten vertraglich vorgesehen. In vielen Verträgen sind bereits Konditionen zu remote Tätigkeiten definiert.
Sind keine Remote-Konditionen festgelegt, soll dennoch die remote Arbeit ermöglicht werden. Wir werden in Kürze wegen einer Vertragsergänzung auf Sie zukommen. Bitte dokumentieren Sie die remote erbrachten Dienstleistungen in den Tätigkeitsnachweisen und lassen Sie diese von Ihrem fachlichen Ansprechpartner abnehmen.

Ja, bereits geschlossene Verträge behalten ihre Gültigkeit. Gegebenenfalls werden Ergänzungen vorgenommen, sofern sinnvoll bzw. notwendig. Vertreter des Einkaufs werden Sie hierzu bei Bedarf gesondert in Kenntnis setzen und mit Ihnen gemeinsam diese Anpassungen vornehmen.

Ja, bereits gestellte Rechnungen werden wie gewohnt bezahlt.

Ja, die Zusendung per PDF ist möglich. Beachten Sie hierbei bitte, dass mehrere Rechnungen zusammengefasst in einer PDF-Datei durch unsere Systeme nicht verarbeitet werden können. Erstellen Sie daher für jede Rechnung ein selbstständiges PDF-Dokument, welches Sie auch jeweils in einer separaten E-Mail versenden.

Wenn Sie Ihre papierhaften Belege bisher direkt an die jeweilige Auftraggebergesellschaft geschickt haben – ohne zuvor genannte c/o-Adressierung wie Wüstenrot Bausparkasse AG oder Württembergische Lebensversicherung AG – so senden Sie die Rechnungen jetzt bitte direkt Ihrem Auftraggeber per E-Mail zu.

Wenn Sie bei der postalischen Rechnungsversendung bereits zentral adressieren an „c/o W&W Service GmbH“ senden Sie bitte die Rechnungsbelege an das Postfach Rechnung.Einkauf@ww-service-gmbh.de.

Bitte berücksichtigen Sie bei beiden Varianten, dass die Zusammenfassung mehrerer Rechnungen in eine PDF-Datei nicht möglich ist, da dies durch unsere Systeme nicht verarbeitbar ist. Erstellen Sie daher für jede Rechnung ein selbstständiges PDF-Dokument, welches Sie auch jeweils in einer separaten E-Mail an das zuvor genannte Postfach senden.

Ein genauer Zeitpunkt steht noch nicht fest. Ihr fachlicher Ansprechpartner und/oder der Einkauf werden Sie ansprechen, sobald weitere Informationen dazu vorliegen.

In einem solchen Fall sind alle Tätigkeiten in den Räumlichkeiten der W&W-Gruppe unverzüglich zu beenden und der fachliche Ansprechpartner ist darüber sofort zu informieren.

Bitte setzen Sie sich sofort mit Ihrem fachlichen Ansprechpartner in Verbindung, um zu klären, wie und wann eine Wiederaufnahme der Tätigkeit möglich ist. Oder ob es alternative Lösungen gibt, um die Leistungen zu erbringen (z.B. durch andere Personen). Bitte informieren Sie auch den Einkauf über das genannte E-Mail-Postfach.