Hinweise zur Datenverarbeitung in der W&W-Gruppe für die Durchführung von Videokonferenzen, Telefonaten und Kollaborationen mit Microsoft Teams
Im Folgenden möchten die Unternehmen der W&W-Gruppe Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten zur Durchführung von Videokonferenzen, Telefonaten und der Kollaborationsfunktionen mit Microsoft Teams sowie Ihre diesbezüglichen Rechte unterrichten.
Verantwortliche:
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eines der nachstehenden Unternehmen der W&W-Gruppe, das die Videokonferenz, das Telefonat oder die Kollaboration durchführt:
Wüstenrot & Württembergische AG
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: info@ww-ag.com
Wüstenrot Bausparkasse AG
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: info@wuestenrot.de
Wüstenrot Immobilien GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: info@wuestenrot-immobilien.de
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
Hohenzollernstr. 12-14, 71638 Ludwigsburg
E-Mail: info@whs-wuestenrot.de
Württembergische Versicherung AG, Württembergische Lebensversicherung AG, Württembergische Krankenversicherung AG, Allgemeine Rentenanstalt Pensionskasse AG, Württembergische Rechtsschutz Schaden-Service-GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: info@wuerttembergische.de
Württembergische Vertriebspartner GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: info@wuerttembergische-makler.de
W&W Asset Management GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: kontakt_am@wwasset.de
W&W Informatik GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: kontakt@ww-informatik.de
W&W Service GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
W&W Brandpool GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: brandpool@ww-ag.com
Adam Riese GmbH
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail: service@adam-riese.de
Datenschutzbeauftragte
Den Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen erreichen Sie unter:
Wüstenrot & Württembergische AG
Datenschutzbeauftragter
W&W-Platz 1, 70806 Kornwestheim
E-Mail dsb@ww-ag.com
Definition
Telefonate sind Gespräche ohne die Möglichkeit der Videoübertragung und Chatfunktion.
Bei Videokonferenzen kann eine Video-, Audioübertragung und Chatnutzung stattfinden.
Nachfolgend werden Telefonate und Videokonferenzen einheitlich als Videokonferenzen bezeichnet, sofern eine Unterscheidung nicht erforderlich ist.
Die Kollaborationsfunktion in MS Teams ermöglicht die Zusammenarbeit für interdisziplinäre und hybride Teams.
Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Der Verantwortliche verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Bankgeheimnisses (sofern der Verantwortliche diesem unterliegt), des Strafgesetzbuches (StGB) (sofern der Verantwortliche diesem unterliegt) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Ihre Daten verarbeitet der Verantwortliche grundsätzlich für folgende Zwecke:
Durchführung von Videokonferenzen mit Microsoft Teams:
Verarbeitung von Angaben zu Titel/Vor- und Nachname, Funktion (falls zutreffend), Unternehmen (falls zutreffend), E-Mailadresse, Anmeldedaten, IP-Adresse, Dauer der Videokonferenz/des Telefonats, Zeitpunkt der Abgabe von Chatnachrichten sowie ggf. übermittelte Inhalte (falls zutreffend auch besondere Kategorien personenbezogener Daten) zur Durchführung der Videokonferenz/des Telefonats und der Kommunikation während der Videokonferenz/des Telefonats. Weitere Informationen zu Microsoft Teams finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Microsoft:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
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Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zur Organisation und Durchführung der Videokonferenz oder des Telefonats ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO; für Bild-, Ton-, Chataufzeichnungen im Rahmen von Videokonferenzen Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO, für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten der W&W-Gruppe ergänzend § 26 BDSG.
Der Verantwortliche setzt zu diesem Zweck Produkte der Microsoft Ireland Ltd. („Microsoft“) ein und hat mit Microsoft dafür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass in diesem Zusammenhang Daten an die Microsoft Corp. in den USA übermittelt werden. Fernwartungszugriffe kann Microsoft auch aus anderen Drittstaaten vornehmen. Der Verantwortliche hat mit der Microsoft Corp. die Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission abgeschlossen.
Laut Microsoft verarbeitet die Microsoft Corp. Daten über die Nutzung von Teams für folgende eigene Geschäftszwecke: Abrechnungs- und Kontoverwaltung; Vergütung (z. B. Berechnung von Mitarbeiterprovisionen und Partneranreizen); interne Berichterstattung und Modellierung (z. B. Prognose, Umsatz, Kapazitätsplanung, Produktstrategie); Bekämpfung von Betrug, Cyberkriminalität oder Cyberangriffen, die Microsoft oder Microsoft-Produkte betreffen könnten; Verbesserung der Kernfunktionalität in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz; und Finanzberichterstattung und Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen (vorbehaltlich der im DPA beschriebenen Offenlegungsbeschränkungen). Die Verarbeitung durch Microsoft erfolgt ausschließlich zu den vorgenannten Zwecken und ausdrücklich nicht für Benutzerprofilierung, Werbung oder ähnliche kommerzielle Zwecke. Für die Verarbeitung von Daten zu den vorab genannten Geschäftszwecken, bestimmt Microsoft sowohl die Mittel als auch die Zwecke der Datenverarbeitung. Microsoft sieht sich für diese Datenverarbeitungen allein als für die Einhaltung aller geltenden Gesetze sowie die Erfüllung der Verpflichtungen verantwortlich.
Nutzung von Kamera und Mikrofon:
In Videokonferenzen sind Kamerabilder von Teilnehmern sichtbar, sofern die Kamera eingeschaltet ist. Wortbeiträge werden von allen Teilnehmern gehört. Wenn Sie nicht zu hören und/oder zu sehen sein wollen, schreiben Sie bitte Ihr Anliegen ausschließlich per Chat (ohne personenbezogene Daten) und deaktivieren Ihr Mikrofon sowie Ihre Kamera. Chatnachrichten können von allen Teilnehmern eingesehen werden.
Im Rahmen von Videokonferenzen können Bild-, Ton-, Chataufzeichnungen erfolgen. Darüber wird der Verantwortliche Sie vor der Durchführung der Videokonferenz informieren und um Ihre Einwilligung für Bild- und/oder Tonaufzeichnungen bitten. Wenn Sie keine Aufzeichnungen wünschen und Ihre Einwilligung nicht erteilen, verzichten Sie bitte auf das Schreiben von Chatnachrichten und deaktivieren Sie Ihr Mikrofon sowie Ihre Kamera.
Wenn Sie keine Tonaufzeichnungen wünschen und Ihre Einwilligung nicht erteilen, erfolgt keine Tonaufzeichnung.
Bitte stellen Sie mit geeigneten Maßnahmen sicher, dass während der Videokonferenz keine Einblicke in Ihre Privatsphäre möglich sind.
Bitte beachten Sie, dass das unberechtigte Mitschneiden von Videokonferenzen, das Verarbeiten und das Verbreiten solcher Aufnahmen strafbar sein kann.
Kollaborationsfunktion in MS Teams
Mit der Kollaborationsfunktion in MS Teams werden interdisziplinäre Teams und Projekte/Vorhaben gemeinschaftlich und in virtueller oder hybrider Form schneller und besser zusammenarbeiten.
Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Benutzerkonto erstellt werden muss, falls es als „Kollaborationstool“ verwendet wird. In „Teams“ können dann registrierte Benutzer in Team-Gruppen eingeladen werden oder selbst beitreten. Sie haben dann die Möglichkeit über sogenannte Kanäle miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten (Videokonferenzen, Telefonate, Bearbeitung von Dateien und Dokumenten ).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zur Organisation und Durchführung der Kollaborationsfunktion in MS Teams ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten der W&W-Gruppe ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO und § 26 BDSG.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Innerhalb des Verantwortlichen erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereiche) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben bzgl. der oben genannten Zwecke benötigen. Im Rahmen der Tätigkeiten des Verantwortlichen werden die Daten bestimmungsgemäß an Teilnehmer der Videokonferenz bzw. an die Teilnehmer der Kollaborationsfunktion übermittelt. Zudem bedient sich der Verantwortliche externer Dienstleister. An folgende Dienstleister gibt der Verantwortliche insbesondere Ihre personenbezogenen Daten weiter:
- W&W Informatik GmbH und weitere IT- und Hosting-Dienstleister für Aufgaben der einzelnen Fachbereiche des verantwortlichen Unternehmens der W&W-Gruppe
- Telekommunikationsdienstleister
- Dienstleister zur Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Videokonferenzen und der Teams Kollaborationsfunktion
Datenübermittlung in ein Drittland
Sollte der Verantwortliche personenbezogene Daten an Dienstleister und diese an ihre Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, findet die Übermittlung auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission oder unter Verwendung von Standarddatenschutzklauseln statt.
Dauer der Datenspeicherung
Der Verantwortliche löscht Ihre personenbezogenen Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen den Verantwortlichen geltend gemacht werden können. Zudem speichert der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten, soweit dieser dazu gesetzlich verpflichtet ist. Bei Bedarf erteilt der Verantwortliche Ihnen gerne weitere Auskünfte zur Dauer der Datenspeicherung in Bezug auf den konkreten Zweck.
Ihre Rechte
Verarbeitet der Verantwortliche Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Der Verantwortliche verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, dieser kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Im Rahmen von Videokonferenzen können Sie Ihre Einwilligung zur Aufzeichnung auch jederzeit während der Videokonferenz widerrufen, indem Sie Ihr Mikrofon sowie Ihre Kamera deaktivieren. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Aufzeichnung bleibt unberührt.
Sie können jederzeit Auskunft über die von Ihnen beim Verantwortlichen gespeicherten Daten verlangen. Wenden Sie sich bitte hierfür an die oben zum Verantwortlichen angegebenen Kontaktdaten.
Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sobald Sie einen Löschungsanspruch geltend machen oder wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist, wird der Verantwortliche die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten löschen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den zuvor genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
Stand der Informationen: 22.03.2022