Hinweisgebersystem W&W-Gruppe

Verstöße gegen rechtliche Vorgaben können unsere W&W-Gruppe nachhaltig beeinträchtigen. Weitreichende finanzielle Schäden und/oder ein erheblicher Ansehensverlust können beispielsweise die Folge sein. Die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen ist für unsere W&W-Gruppe daher oberstes Gebot. Dabei müssen wir Verstöße frühzeitig erkennen können, um hierauf angemessen zu reagieren und Risiken bzw. mögliche Schäden von unseren Unternehmen, unseren Beschäftigten, aber auch von unseren Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern abzuwenden.

Dazu haben wir in der W&W-Gruppe ein zentrales Hinweisgebersystem eingerichtet. Dieses eröffnet Beschäftigten der W&W-Gruppe und Außenstehenden die Möglichkeit, Informationen über bereits begangene oder sehr wahrscheinlich erfolgende Verstöße im Zusammenhang mit unseren Unternehmen vertraulich und auf Wunsch auch anonym an der richtigen Stelle zu platzieren. Uns als W&W-Gruppe erlaubt es, dass insbesondere schwerwiegende Verdachtsfälle (etwa aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität) aufgeklärt werden können und damit unser Unternehmenserfolg nachhaltig gefördert wird. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem ist ein wichtiger Baustein guter Unternehmensführung. Nur wenn wir wissen, „wo der Schuh drückt“, können wir (potenziellen) Verstößen wirksam entgegensteuern und Regelkonformität sicherstellen.

Selbstverständlich ist die Meldung von Regelverstößen freiwillig. Wir ermutigen allerdings jede und jeden innerhalb und außerhalb unserer W&W-Gruppe, offen und frei von Angst vor Repressalien von unserem Hinweisgebersystem Gebrauch zu machen, denn: Hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben auf die Richtigkeit ihrer Beobachtungen oder Vermutungen Meldungen abgeben, werden insoweit umfassend geschützt. Gleichermaßen dulden wir keinerlei Verhaltensweisen, die darauf abzielen, die hinweisgebende Person einzuschüchtern und ihr Meldeverhalten zu beeinflussen, mithin die Abgabe einer Meldung zu verhindern oder einzuschränken.

Gemeldet werden können im beruflichen Zusammenhang erlangte Informationen über tatsächliche oder mutmaßliche Verstöße in einem Unternehmen der W&W-Gruppe.

Dies sind z. B.

Verstöße, die strafbewehrt sind (z. B. Betrug oder Korruption);
Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient;
Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union z. B. aus dem Bereich der Geldwäsche- und Terrorismusbekämpfung, des Umweltschutzes, des Verbraucherschutzes, des Datenschutzes, des Wettbewerbs- und Kartellrechts, der Aktionärsrechte bei Aktiengesellschaften und der Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, des Wertpapierhandels- bzw. Bank- und Versicherungsaufsichtsrechts (u. a. Marktmanipulation und Insiderhandel);
Verstöße gegen unternehmensinterne Vorgaben, insbesondere gegen den Verhaltenskodex der W&W-Gruppe und der darin verbrieften Unternehmenswerte.

In bestimmten Fällen können statt des zentralen Hinweisgebersystems andere Hinweis- bzw. Beschwerdemöglichkeiten innerhalb der W&W-Gruppe direkt in Anspruch genommen werden.

So können insbesondere

Hinweise auf potenzielle menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) oder entsprechende Verletzungen in einem nach § 8 LkSG eingerichteten Beschwerdeverfahren gemeldet werden (Informationen hierzu finden sich auf der Webseite der W&W-Gruppe, unter der Rubrik „Nachhaltigkeit“);
Beschäftigte unserer W&W-Gruppe sich in Konfliktsituationen oder Diskriminierungsfällen im Arbeitsumfeld an die Beschwerdestelle nach § 13 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz sowie an die jeweiligen Arbeitnehmervertretungen wenden (Informationen hierzu finden sich im Konzernintranet/Personal-Portal und können auch von der Abteilung Konzernpersonal erbeten werden);
Geldwäsche-Verdachtsfälle an den Geldwäschebeauftragten der W&W-Gruppe gemeldet werden (§ 6 Abs. 5 Geldwäschegesetz; Informationen hierzu finden sich im Konzernintranet/Compliance-Portal der W&W-Gruppe und können auch vom Geldwäsche-beauftragten der W&W-Gruppe erbeten werden).

Zu beachten ist, dass das zentrale Hinweisgebersystem der W&W-Gruppe nicht auf die Entgegennahme von Kundenbeschwerden ausgelegt ist. Betrifft ein Anliegen Vertragsverhältnisse oder Dienstleistungen der Unternehmen unserer W&W-Gruppe, so stehen unseren Kundinnen und Kunden deren jeweilige Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner des Innen- und Außendienstes sowie das Beschwerdemanagement des jeweiligen Geschäftsfeldes der W&W-Gruppe zur Verfügung.

Compliance W&W-Gruppe

Digitales Hinweisgeber-Portal:

Meldungen an Compliance können über ein digitales Hinweisgeber-Portal (EQS Integrity Line) abgegeben werden, und zwar auch anonym. Hierdurch ist ein sicherer und vertraulicher Austausch möglich.

Ein personenbezogenes Tracking (d. h. eine gezielte Herstellung einer Verbindung zwischen der hinweisgebenden Person und ihrer Meldung) findet bei Aufruf des Hinweisgeber-Portals nicht statt. Insbesondere soweit der Aufruf über den auf der Webseite der W&W-Gruppe zur Verfügung gestellten Link erfolgt, sind dort keine Cookies voreingestellt.

Die Anonymität der hinweisgebenden Person und unserer W&W-Gruppe gegenüber ist unabhängig davon sichergestellt, ob die hinweisgebende Person zur Abgabe einer Meldung einen Computer ihres Arbeitgebers/eines W&W-Unternehmens oder aber ein privates Gerät verwendet. Gleiches gilt hinsichtlich des Anschlusses eines Geräts an das Firmennetzwerk/Konzernintranet oder aber außerhalb desselben.

Zur Kommunikation mit Compliance hat die hinweisgebende Person die Möglichkeit, ein – ggf. anonymisiertes – Postfach einzurichten.

Weitere Informationen zum Hinweisgeber-Portal stehen auf dessen Startseite zur Verfügung.

Das digitale Hinweisgeber-Portal ist über folgenden Link zu erreichen: https://ww.integrityline.app

Compliance-Beauftragte W&W-Gruppe:

Meldungen können ebenfalls vertraulich sowie anonym telefonisch, per E-Mail oder Brief auch direkt an die Compliance-Beauftragten der W&W-Gruppe abgegeben werden (auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist auch eine persönliche Zusammenkunft möglich):

Christian Beutel
Telefon: +49 7141 16755142
E-Mail: christian.beutel@ww-ag.com oder hinweis@ww-ag.com

Persönlich/Vertraulich
Christian Beutel
W&W / Risk und Compliance (W&W/RC)
W&W-Platz 1
70806 Kornwestheim

Dr. Peter Vaclavicek
Telefon: +49 711 662722217
E-Mail: peter.vaclavicek@wuestenrot.de oder hinweis@ww-ag.com

Persönlich/Vertraulich
Dr. Peter Vaclavicek
W&W / Risk und Compliance (W&W/RCC)
W&W-Platz 1
70806 Kornwestheim

Externe Meldestellen

Meldungen können alternativ auch außerhalb der W&W-Gruppe an die folgenden externen Meldestellen abgegeben werden (Informationen zum jeweiligen Zuständigkeitsbereich der externen Meldestellen und zur Abgabe von Meldungen an diese stehen in den unten jeweils angegebenen Webseiten zur Verfügung).

Gleichwohl empfehlen wir hinweisgebenden Personen, die internen Meldestellen unseres Hinweisgebersystems vorzuziehen, damit ein potenzieller Verstoß schnell und wirksam untersucht und ggf. abgestellt werden kann.

Bundesamt für Justiz (BfJ):
Homepage BfJ (www.bundesjustizamt.de), Rubrik „Hinweisgeberstelle“

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin):
Homepage BaFin (www.bafin.de), Rubrik „Hinweisgeberstelle“

Bundeskartellamt (BKartA):
Homepage BKartA (www.bundeskartellamt.de), Rubrik „Kartellverbot“

Jeder Hinweis, der bei Compliance eingeht, wird ernst genommen und mit größter Sorgfalt eingehend geprüft. Für eine effektive Aufklärung und Bewertung des gemeldeten Sachverhalts ist es erforderlich, diesen konkret zu beschreiben. Dazu sind so viele Einzelheiten wie möglich anzugeben und ggf. vorhandene Beweismittel zu benennen bzw. zur Verfügung zu stellen, die den Vedacht hinreichend begründet erscheinen lassen.

Ein Austausch zwischen der hinweisgebenden Person und Compliance ist auch nach Abgabe der Meldung, deren Eingang umgehend bestätigt wird, jederzeit möglich. Dies setzt voraus, dass eine Kommunikation nicht aus tatsächlichen Gründen ausgeschlossen ist (z. B. bei einer per Brief eingereichten anonymen Meldung). Bei Bedarf kann die hinweisgebende Person ihre Meldung nachträglich um weitere Informationen ergänzen.

Compliance plausibilisiert zunächst die Meldung: Geprüft wird, ob ihr ein relevanter Verstoß zugrunde liegt und sie ausreichende tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht stützen. In Abhängigkeit vom Ergebnis erfolgen ggf. weitere Untersuchungen. Soweit erforderlich, werden dabei weitere Organisationseinheiten von Unternehmen der W&W-Gruppe einbezogen, stets unter grundsätzlicher Wahrung des Vertraulichkeitsgebots. Hierüber sowie über eventuell geplante oder ergriffene Maßnahmen wird die hinweisgebende Person in der Regel informiert; in jedem Fall erhält sie eine abschließende Rückmeldung.

Im Rahmen entsprechender Untersuchungen wird auf Fairness und die Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit besonders Wert gelegt – sowohl in Bezug auf hinweisgebende Personen, als auch hinsichtlich der von einem Vorwurf Betroffenen.

Hinweisgebende Personen genießen einen bestmöglichen Schutz – sowohl was die Vertraulichkeit ihrer Identität anbelangt, als auch den Schutz vor ungerechtfertigten Nachteilen als Reaktion auf ihre Meldung. Dies gilt auch dann, wenn sich der vermeintliche Verstoß nicht bestätigt. Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen bestehen jedoch Ausnahmen hiervon. So besteht bei bewusst unwahren Meldungen weder ein Vetraulichkeitsschutz noch ein Schutz vor Repressalien; ferner darf die Identität hinweisgebender oder von der Meldung betroffener Personen offengelegt werden, wenn eine Behörde oder ein Gericht dies anordnen.

Der Schutz personenbezogener Daten ist für die W&W-Gruppe von höchster Bedeutung. Daher halten wir auch im Rahmen unseres Hinweisgebersystems selbstverständlich alle gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz ein.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems gelten die nachstehenden Datenschutzhinweise. Ergänzende Datenschutzhinweise der Wüstenrot & Württembergischen AG finden sich unter www.ww-ag.com/de/datenschutz bzw. in den Datenschutzhinweisen der jeweils betroffenen verantwortlichen Unternehmen der W&W-Gruppe.

Für die Verarbeitung verantwortliche Stelle ist das jeweils von der Meldung betroffene Unternehmen der W&W-Gruppe.
Der Datenschutzbeauftragte der Unternehmen der W&W-Gruppe ist wie folgt zu erreichen:

Wüstenrot & Württembergische AG
Datenschutzbeauftragter
W&W-Platz 1
70806 Kornwestheim
Telefon 07141 16-0
E-Mail: dsb@ww-ag.com
Die Verarbeitung personenbezogener Daten von hinweisgebenden Personen, von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen, die wir im Rahmen unseres Hinweisgebersystems durch Meldungen ggf. erhalten, erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Entgegennahme und Untersuchung von Hinweisen im Hinblick auf Compliance- bzw. Rechtsverstöße und deren Sanktionierung.

Dabei ist die Nutzung unseres Hinweisgebersystems grundsätzlich ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Hinweisgebende Personen können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu ihrer Identität, Vor- und Nachnamen, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Auch erfragen und verarbeiten wir grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, etwa Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschafts-zugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten können jedoch freiwillig von der hinweisgebenden Person bekanntgegeben werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems erfolgt auf Grundlage der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), insbesondere deren Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Erfüllung eines Vertrags, im Falle eines Arbeitsvertrages daneben aufgrund von § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG), lit. c) (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), lit. e) (öffentliches Interesse an Bearbeitung anonymer Meldungen) und lit. f) (Wahrung berechtigter Interessen), jeweils i. V. m. § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Wir haben ein berechtigtes Interesse einer Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO an der Prävention und Aufdeckung sowie Sanktionierung von Verstößen innerhalb unserer Unternehmen, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität unserer Unternehmen. Sofern uns besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgegeben werden, verarbeiten wir diese auf der Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. g) EU-DSGVO und § 10 Satz 2 HinSchG. Zudem anonymisieren wir personenbezogene Daten zu statistischen Zwecken.
Der Umfang der Verarbeitung richtet sich maßgeblich nach den Vorschriften des HinSchG, insbesondere nach jenen zum Schutz der Vertraulichkeit. Personenbezogene Daten, die über unser Hinweisgebersystem bekannt geworden sind, behandeln wir streng vertraulich. An der Verarbeitung sind ausschließlich Personen beteiligt, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützende Personen. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Eine Weitergabe von Daten kann aufgrund gesetzlicher Bestimmungen bzw. Anordnungen staatlicher Organe an diese erfolgen (sog. “zuständige Stellen” i. S. d. HinSchG).
Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für den oben genannten Zweck, namentlich zur Bearbeitung einer Meldung (insbesondere Aufklärung bis hin zur abschließenden Beurteilung und Reaktion) erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung der personenbezogenen Daten haben (z. B. im Rahmen der Rechtsverfolgung). Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde. Abhängig vom Grund der Speicherung werden sämtliche personenbezogenen Daten gesperrt oder gelöscht.
Hinweisgebenden Personen oder sonstigen Personen (z. B. in der Meldung als Zeugen oder Beschuldigte genannte Personen), deren personenbezogene Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems erhoben werden, stehen die Rechte nach Art. 15 bis 18, 20, 21 EU-DSGVO zu (Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit sowie das Widerspruchsrecht). Die Identität der hinweisgebenden Person oder sonstiger Personen ist vom Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen (Art. 15 Abs. 4 EU-DSGVO, § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG). Ferner können das Auskunfts- und Löschungsrecht Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG unterliegen.

Diese Rechte können gegenüber Compliance als Meldestelle im Rahmen unseres Hinweisgebersystems geltend gemacht werden.

Eine Information sonstiger betroffener Personen über die Verarbeitung ihrer ggf. im Rahmen unseres Hinweisgebersystems gespeicherten personenbezogenen Daten kann erst dann erfolgen, wenn keine Gefahr im Hinblick auf eine zielführende Untersuchung der Meldung besteht, mithin die Beeinträchtigung der Sachverhalts-aufklärung (Vermeidung von Verdunkelungsmaßnahmen) nicht ernsthaft zu befürchten ist (vgl. Art. 14 Abs. 5 lit. b) EU-DSGVO). Auch bei bzw. nach erfolgter Information – der von einer Meldung betroffenen Person räumen wir die Möglichkeit ein, sich zum Hinweis zu äußern – wird die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person gewahrt, da insoweit der betroffenen Person gegenüber – soweit rechtlich möglich – keine Angaben gemacht werden und der Hinweis so verwendet wird, dass die Vertraulichkeit nicht gefährdet ist (vgl. § 29 Abs. 1 Satz 1 BDSG).
Wird eine Meldung über das digitale Hinweisgeber-Portal („EQS Integrity Line“) abgegeben, gilt ergänzend Folgendes:
- Die technische Umsetzung des digitalen Hinweisgeber-Portals („EQS Integrity Line“) erfolgt in unserem Auftrag durch die EQS Group AG („EQS“), Karlstraße 47, 80333 München. Soweit wir dazu personenbezogene Daten an EQS übertragen, gilt eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit EQS zur Sicherstellung des Datenschutzes. Die EQS stellt als Auftragsverarbeiter für die W&W AG technische Systeme bereit, hat jedoch keinen Zugriff auf die Daten.
- Die EQS Integrity Line enthält eine Möglichkeit zur anonymen Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Bei der Nutzung werden die IP-Adresse und der derzeitige Standort der hinweisgebenden Person zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhält die hinweisgebende Person Zugangsdaten zum Postfach der EQS Integrity Line, um mit uns weiterhin geschützt kommunizieren zu können.
  Zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit unterhalten wir entsprechende technische Maßnahmen. Die von der hinweisgebenden Person zur Verfügung gestellten Daten werden auf einer besonders gesicherten Datenbank von EQS gespeichert. Sämtliche auf der Datenbank hinterlegten Daten werden von EQS nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt